Wenn Sie andere Anwendungsbereiche als die Finanzbuchhaltung verwenden und Buchungen beispielsweise auf Konten für Debitoren, Kreditoren, Artikel und Ressourcen vornehmen, müssen Sie eine Verknüpfung zwischen diesen Konten und den Sachkonten einrichten. Falls Sie nur den Anwendungsbereich "Finanzbuchhaltung" nutzen, ist die Einrichtung von Buchungsgruppen nicht erforderlich.

Die Verknüpfungen zwischen den verschiedenen Anwendungsbereichen und dem Anwendungsbereich "Finanzbuchhaltung" werden mithilfe von Buchungsgruppen erstellt. Bevor Sie Buchungsgruppen erstellen können, muss daher zunächst der Kontenplan eingerichtet werden. Wenn Verkäufe, Einkäufe und andere Transaktionen erfasst und ohne direkte Angabe eines bestimmten Sachkontos gebucht werden, erfolgt die Zuordnung zu den richtigen Konten über Buchungsgruppen. Beispielsweise sind beim Verkauf eines Artikels an einen Debitor auf einem Verkaufsauftrag keine Sachkonten direkt angegeben. Wird jedoch die Funktion "Navigate" ausgeführt, werden in der Übersicht einer gebuchten Rechnung Posten angezeigt, die auf die Sachkonten gebucht wurden. Dies geschieht, da den Debitoren und Artikeln Buchungsgruppen zum Angeben der Sachkonten zugewiesen wurden.

Es werden drei Hauptarten von Buchungsgruppen unterschieden, die sich auf den Verkauf von Lagerbestand und Ressourcen an Debitoren und den Kauf von Lagerbestand von Kreditoren beziehen:

Allgemeine Buchungsgruppen

Allgemeine Buchungsgruppen werden Debitoren, Kreditoren, Artikeln und Ressourcen hinzugefügt, um Artikel- und/oder Ressourcentransaktionen aus Verkaufs- und Einkaufsbelegen sowie Artikel-Buch.-Blätter und Projekt-Buch.-Blätter mit der Finanzbuchhaltung zu verknüpfen.

  • Allgemeine Geschäftsbuchungsgruppen: Hiermit wird angegeben, "an wen etwas verkauft wird" (Debitoren) und "von wem etwas gekauft wird" (Kreditoren).
  • Allgemeine Produktbuchungsgruppen: Hiermit wird angegeben, "was verkauft wird" (Artikel und Ressourcen) oder "was gekauft wird" (Artikel).
  • Buchungsmatrix Einrichtung: Ein Matrixfenster, in dem Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen miteinander kombiniert sind. Bei jeder Kombination kann der Benutzer bestimmen, auf welche Konten die Anwendung Folgendes bucht:
    • Verkäufe und Einkäufe
    • Gutschriften für Verkäufe und Einkäufe
    • Rechnungsrabattte und Zahlungsrabatte für Verkäufe und Einkäufe
    • Kosten für verkaufte Waren und Lagerregulierungen
    • Verrechnete direkte Kosten und verrechnete Gemeinkosten
    • Einkaufsabweichungen

Es gibt Ausnahmen, in der Regel wird jedoch die Matrix "Buchungsmatrix Einrichtung" verwendet, um die GuV-Konten festzulegen, auf die Sie buchen. Jeder Kombination aus Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen können Sie einen anderen Satz von Sachkonten zuweisen. Sie können den Verkauf desselben Artikels in der Finanzbuchhaltung auf unterschiedliche Verkaufskonten buchen, da den Debitoren verschiedene Geschäftsbuchungsgruppen zugewiesen werden. Wenn Sie dasselbe Sachkonto für verschiedene Kombinationen verwenden, haben Sie die Möglichkeit, Buchungsgruppenfilter in Berichten zu verwenden.

Allgemeine Geschäftsbuchungsgruppen

Geschäftsbuchungsgruppen werden Debitoren und Kreditoren zugewiesen. Geben Sie im Fenster Shortcut iconGeschäftsbuchungsgruppen einen Code und eine Beschreibung für die Buchungsgruppe ein.

Bei der Einrichtung von Geschäftsgruppen müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

  • Die Anzahl der für die Aufschlüsselung der Verkäufe nach Debitoren benötigten Gruppen
  • Die Anzahl der für die Aufschlüsselung der Käufe nach Kreditoren benötigten Gruppen

Die Geschäftsgruppen können eingerichtet werden, um Debitoren und Kreditoren nach Gebiet (Inland, EU-Länder/-Regionen, Übersee usw.) oder Geschäftsart (Einzelhandel, Industrie, Großhandel, Dienstleistung) in Gruppen zusammenzufassen oder um zwischen privaten Unternehmen und Regierungsbehörden zu unterscheiden. Die Gruppen sind direkt mit dem Kontenplan verbunden.

Wenn Verkäufe und Einkäufe nicht nach Debitoren und Kreditoren unterschieden werden sollen, ist die Einrichtung allgemeiner Geschäftsbuchungsgruppen nicht erforderlich.

Weitere Informationen zum Einrichten von Geschäftsgruppen finden Sie unter So geht's: Geschäftsbuchungsgruppen einrichten.

Allgemeine Produktbuchungsgruppen

Produktbuchungsgruppen werden Artikeln und Ressourcen zugewiesen. Geben Sie im Fenster Shortcut iconProduktbuchungsgruppen einen Code und eine Beschreibung für die Buchungsgruppe ein.

Bei der Einrichtung von Produktgruppen müssen Sie Folgendes berücksichtigen:

  • Die Anzahl der für die Aufschlüsselung der Verkäufe nach Produkten (Artikel und Ressourcen) benötigten Gruppen
  • Die Anzahl der für die Aufschlüsselung der Einkäufe nach Artikeln benötigten Gruppen

Beispiele für die Aufteilung in Produktbuchungsgruppen sind Rohmaterial, Einzelhandel, Ressourcen, Kapazität. Die Produktbuchungsgruppen stellen die im Kontenplan wiedergegebenen Hauptbuchungsgruppen dar. Jedem Lagerartikel und jeder Ressource wird eine Produktbuchungsgruppe zugewiesen.

Weitere Informationen zum Einrichten von Produktgruppen finden Sie unter So geht's: Produktbuchungsgruppen einrichten.

Buchungsmatrix Einrichtung

Im Fenster Shortcut iconBuchungsmatrix Einrichtung können Sie jeder Kombination aus Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen einen anderen Satz von Sachkonten zuweisen. Es ist daher möglich, den Verkauf desselben Artikels auf verschiedene Verkaufskonten in der Finanzbuchhaltung zu buchen, da Debitoren verschiedene Geschäftsbuchungsgruppen zugewiesen werden.

Wenn Sie Lagerbestand verwenden, sollten Sie neben der Eingabe jeder möglichen Kombination aus allgemeinen Geschäfts- und allgemeinen Produktbuchungsgruppen eine Zeile für jede allgemeine Produktbuchungsgruppe eingeben, der eine leere allgemeine Geschäftsbuchungsgruppe zugewiesen ist. Diese Kombination ist beispielsweise dann erforderlich, wenn Aktivitäten aus Artikel-Buch.-Blättern gebucht werden und der Transaktion kein Debitor oder Kreditor zugewiesen ist.

Weitere Informationen zu Kombinationen von Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen finden Sie unter So geht's: Kombinationen aus Geschäftsbuchungsgruppen und Produktbuchungsgruppen einrichten.

Kopieren von Buchungsmatrix-Einrichtungszeilen

Je mehr Produkt- und Geschäftsbuchungsgruppen vorhanden sind, um so mehr Zeilen werden im Fenster Buchungsmatrix Einrichtung angezeigt. Für die Einrichtung der Buchungsmatrix des Unternehmens kann daher unter Umständen eine umfangreiche Dateneingabe erforderlich sein. Während unter Umständen viele verschiedene Kombinationen von Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen vorhanden sind, buchen möglicherweise unterschiedliche Kombinationen weiterhin auf dieselben Sachkonten. Um den Umfang der erforderlichen manuellen Dateneingabe einzuschränken, kopieren Sie die Sachkonten aus einer vorhandenen Zeile in das Fenster Buchungsmatrix Einrichtung.

Weitere Informationen zum Kopieren der Sachkonten aus einer vorhandenen Zeile finden Sie unter So geht's: Kopieren von Buchungsmatrix-Einrichtungszeilen.

Spezielle Buchungsgruppen

Der Zweck spezieller Buchungsgruppen besteht darin, die Posten der Niederlassungen (zum Beispiel die Debitorenposten) mit der Finanzbuchhaltung zu verknüpfen. Auf diese Weise erhalten Sie die Möglichkeit, beispielsweise Verkaufsbelege zu verwenden, statt die Posten direkt in der Finanzbuchhaltung zu buchen. Wenn Debitorenposten erstellt werden, wird durch die Buchungsgruppen gewährleistet, dass die entsprechenden Posten in der Finanzbuchhaltung gebucht werden.

Für folgende Elemente sind spezielle Buchungsgruppen vorhanden:

  • Debitoren: Diese Buchungsgruppe ordnet das Debitorenkonto, die Skontokonten, die Rechnungs- und Anwendungsrundungskonten sowie die Zinsen- und Gebührenkonten für Debitoren zu.
  • Kreditoren: Diese Buchungsgruppe ordnet das Kreditorenkonto, die Skontokonten, die Rechnungs- und Anwendungsrundungskonten sowie die Zinsen- und Gebührenkonten für Kreditoren zu.
  • Lager: Diese Buchungsgruppe dient zur Angabe des Lagerbestands. Jede Lagerbuchungsgruppe wird anschließend mit jedem passenden Lagerortcode im Fenster Lagerbuchung Einrichtung kombiniert. Für jede Kombination können Sie die Lagerkonten, das Unf.-Arbeit-Konto und andere Abweichungskonten für den Bestand im Kontenplan zuordnen.
  • Bankkonten: Diese Buchungsgruppe ordnet ein Banksachkonto einem Bankkonto in der Anwendung zu.
  • Anlagen: Diese Buchungsgruppe legt die Konten fest, auf die Transaktionen gebucht werden, an denen Anlagen beteiligt sind.

Nachdem im Kontenplan für die Posten der Niederlassungen (zum Beispiel Kreditoren) Eröffnungssalden eingegeben wurden, sollten Sie das Kontrollkästchen Direkt auf der Sachkontokarte deaktivieren.

Debitorenbuchungsgruppen

Geben Sie im Fenster Shortcut iconDebitorenbuchungsgruppen einen Code und eine Beschreibung für die Buchungsgruppe ein. In diesem Fenster wird festgelegt, welche Konten verwendet werden, wenn Debitorentransaktionen in die Finanzbuchhaltung gebucht werden. Jeder Debitor muss einer Buchungsgruppe angehören, da das System anhand der Buchungsgruppe des Debitors darüber informiert wird, wo die diesem Debitor zugeordneten Transaktionen gebucht werden sollen. Sie können beliebig viele Debitorenbuchungsgruppen erstellen.

Wenn Sie den Lagerbestand in Verbindung mit Debitoren verwenden, bestimmt die Kombination aus Ihren Debitoren zugewiesener allgemeiner Geschäftsbuchungsgruppe und dem Lagerartikel zugewiesener allgemeiner Produktbuchungsgruppe auf welche Konten die Auftragszeilenposten in der Finanzbuchhaltung gebucht werden.

Weitere Informationen zum Einrichten von Debitorenbuchungsgruppen finden Sie unter Vorgehensweise: Debitorenbuchungsgruppen einrichten.

Kreditorenbuchungsgruppen

Geben Sie im Fenster Shortcut iconKreditorenbuchungsgruppen einen Code und eine Beschreibung für die Buchungsgruppe ein. In diesem Fenster wird festgelegt, welche Konten verwendet werden, wenn Kreditorentransaktionen in die Finanzbuchhaltung gebucht werden. Jeder Kreditor muss einer Buchungsgruppe angehören, da das System anhand der Buchungsgruppe des Kreditors darüber informiert wird, wo die mit den Kreditorenkonten, den Servicegebührenkonten und den Skontokonten verknüpften Transaktionen gebucht werden sollen. Sie können beliebig viele Kreditorenbuchungsgruppen erstellen.

Wenn Sie den Lagerbestand in Verbindung mit Kreditoren verwenden, bestimmt die Kombination aus Ihren Kreditoren zugewiesener allgemeiner Geschäftsbuchungsgruppe und dem Lagerartikel zugewiesener allgemeiner Produktbuchungsgruppe auf welche Konten die Bestellungszeilenposten in der Finanzbuchhaltung gebucht werden.

Weitere Informationen zum Einrichten von Kreditorenbuchungsgruppen finden Sie unter Vorgehensweise: Einrichten von Kreditorenbuchungsgruppen.

Lagerbuchungsgruppen

Mithilfe von Lagerbuchungsgruppen können Sie die Lagerkonten der Bilanz für verschiedene Artikel festlegen. Geben Sie im Fenster Shortcut iconLagerbuchungsgruppen einen Code und eine Beschreibung für die Buchungsgruppe ein.

Jedem Artikel muss eine allgemeine Produktbuchungsgruppe und eine Lagerbuchungsgruppe zugewiesen sein. Anhand der Buchungsgruppen des Artikels wird das System darüber informiert, wo die mit diesem Artikel verknüpften Transaktionen gebucht werden müssen.

Lagerbuchungsgruppen stellen darüber hinaus eine ideale Möglichkeit dar, das Lager zu organisieren. Beim Generieren von Berichten können Sie Artikel anhand ihrer Lagergruppen voneinander trennen.

Lagerbuchung Einrichtung

Nachdem Sie die Lagerbuchungsgruppen eingerichtet haben, erstellen Sie im Fenster Shortcut iconLagerbuchung Einrichtung Verknüpfungen zwischen Lagerbuchungsgruppen, Lagerorten und Sachkonten. Artikelspezifische Posten werden auf das Sachkonto gebucht, das für die Kombination aus Lagerbuchungsgruppe und mit dem Artikel verknüpftem Ort eingerichtet ist. Beachten Sie, dass anfänglich nur die beiden Konten "Lagerkonto" und "Lagerkonto (Interim)" benötigt werden. Die übrigen Konten gehören zu bestimmten Anwendungsbereichen, die Sie bei Bedarf nutzen können.

Weitere Informationen zum Einrichten von Lagerbuchungsgruppen finden Sie unter So wird's gemacht: Lagerbuchungsgruppen einrichten.

Bankkontobuchungsgruppen

Bankkontobuchungsgruppen dienen zur Zuordnung eines Banksachkontos zu einem Bankkonto in der Anwendung. Zur Vereinfachung der Transaktionsverfolgung und Bankkontoabstimmung sollte jedes Bankkonto mithilfe einer Buchungsgruppe einem eindeutigen Sachkonto zugeordnet werden.

Weitere Informationen zum Zuordnen eines Bank-Sachkontos zu einem Bankkonto finden Sie unter So geht's: Bankkontobuchungsgruppen einrichten.

Anlagenbuchungsgruppen

Mithilfe von Anlagenbuchungsgruppen können Sie Verknüpfungen zwischen Anlagen und der Finanzbuchhaltung erstellen, wobei die Integration der Finanzbuchhaltung aktiviert ist. Buchungsgruppen vereinfachen darüber hinaus Anlagengruppen zu Statistikzwecken.

Im Fenster Shortcut iconAnlagenbuchungsgruppen müssen Sie einen Code für jede Anlagengruppe eingeben, mit der Sie arbeiten möchten.

  • Sie geben die Sachkontonummern an, die für die verschiedenen Ausgaben- und Kostenarten benötigt werden.
  • Sie legen die Konten für die Anschaffungskosten, die kumulierten Abschreibungsbeträge, die Anschaffungskosten bei Verkauf, die kumulierte Abschreibung bei Verkauf, den Gewinn bei Verkauf, den Wartungsaufwand und den Abschreibungsaufwand fest.

Beachten Sie, dass im Standardlayout nicht alle Konten angezeigt werden. Zum Anzeigen sämtlicher Felder klicken Sie auf Buchungsgruppe, Karte, um das Fenster Anlagenbuchungsgruppenkarte zu öffnen. In den Inforegistern Allgemein und Gegenkonto werden sämtliche Kontofelder angezeigt. Das Fenster Anlagenbuchungsgruppenkarte bietet einen guten Überblick über die Kontenstruktur der Buchungsgruppe. Jede Anlagenbuchungsart kann mehrere Beziehungen zu einem Sachkonto aufweisen. In den meisten Fällen wird für alle Abschreibungsarten dasselbe Konto verwendet. Nur das Anschaffungskostenkonto weicht hiervon ab, da es mit einer MwSt.-Buchungsgruppe verbunden ist.

MwSt.-Buchungsgruppen

Mehrwertsteuer (VAT) ist eine Transaktionssteuer. Die MwSt. wird vom Endverbraucher gezahlt, wozu auch Unternehmen zählen. Die Verfahren für die Einrichtung von MwSt.-Buchungsgruppen (Geschäfts- und Produktgruppen) ähneln den Verfahren bei der Einrichtung allgemeiner Buchungsgruppen.

  • MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen: Hiermit wird angegeben, "an wen etwas verkauft wird" (Debitoren) und "von wem etwas gekauft wird" (Kreditoren).
  • MwSt.-Produktbuchungsgruppen: Hiermit wird angegeben, "was verkauft wird" (Artikel und Ressourcen) oder "was gekauft wird" (Artikel).
  • MwSt.-Buchungsmatrix Einr.: Ein Matrixfenster, in dem Geschäfts- und Produktbuchungsgruppen kombiniert werden. Für jede Kombination können Sie den MwSt.-Prozentsatz, die MwSt.-Berechnungsart und die Sachkontonummern für Buchungen der MwSt. eingeben, die sich auf Folgendes beziehen:
    • Verkäufe
    • Einkäufe
    • Erwerbsbesteuerung
    • Eventuelle Neuberechnung der MwSt. wenn Skonto gewährt oder erhalten wird

MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen

Im Fenster Shortcut iconMwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen richten Sie eine MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe ein, um zwischen den Debitoren- und Kreditorenarten zu unterscheiden. Mithilfe der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen können Sie die Berechnung und Buchung der MwSt. bestimmen, indem Sie beispielsweise angeben, ob sich der an der Transaktion beteiligte Debitor oder Kreditor in einem EU-Land/einer EU-Region oder einem nicht-EU-Land/einer nicht-EU-Region befindet.

Bevor Sie MwSt.-Buchungsgruppen einrichten, müssen Sie entscheiden, wie viele verschiedene Gruppen Sie benötigen. Dies ist von verschiedenen Faktoren wie der hiesigen Gesetzgebung ab und ob Sie sowohl im Inland als auch im Ausland Handel treiben.

Auf jeder Debitoren- und Kreditorenkarte müssen Sie den Code für die entsprechende Gruppe des Debitors bzw. Kreditors eingeben. In einigen Fällen ist die MwSt. im Preis der Waren und Dienstleistungen auf Artikel- oder Ressourcenkarten enthalten. In solchen Situationen müssen Sie eine MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe im Feld MwSt.-Geschäftsbuch.-Gr. (Preis) für Debitoren oder Kreditoren ausfüllen, mit der Sie diese Waren und Dienstleistungen handeln.

Weitere Informationen zum Einrichten von MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen finden Sie unter So geht's: MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen einrichten.

MwSt.-Produktbuchungsgruppen

Im Fenster Shortcut iconMwSt.-Produktbuchungsgruppen richten Sie eine MwSt.-Produktbuchungsgruppe ein, um die unterschiedlichen MwSt.-Berechnungen anzugeben, die für die von Ihnen verkauften oder gekauften Artikel- oder Ressourcenarten benötigt werden.

Auf jeder Artikel- und Ressourcenkarte müssen Sie den Code der MwSt.-Produktbuchungsgruppe eingeben, zu der der Artikel oder die Ressource gehört.

MwSt.-Buchungsmatrix

Im Fenster Shortcut iconMwSt.-Buchungsmatrix Einr. bestimmen Sie, auf welche Konten die Anwendung MwSt. buchen soll.

Das Fenster "MwSt.-Buchungsmatrix Einr." besteht aus Kombinationen der MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen und MwSt.-Produktbuchungsgruppen. Sie können beliebig viele Kombinationen einrichten und jede Kombination mit verschiedenen Sachkonten verknüpfen. Für jede Kombination können Sie einen MwSt.-Prozentsatz, die MwSt.-Berechnungsart und die Kontonummern für die Buchung der MwSt. angeben, die sich auf Einkäufe, Verkäufe und die Erwerbsbesteuerung bezieht.

Wenn Sie eine Einkaufs- oder Verkaufszeile in einem Fibu-Buch.-Blatt ausfüllen, wird im Fenster MwSt.-Buchungsmatrix Einr. überprüft, welche Konten für diese bestimmte Kombination aus MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe verwendet werden muss.

Weitere Informationen zum Einrichten von Kombinationen aus MwSt.-Buchungsgruppen finden Sie unter So geht's: Kombinationen aus MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppen und MwSt.-Produktbuchungsgruppen einrichten.

Beispiel für die Verknüpfung von Buchungsgruppen

Die Debitorenkarte enthält die allgemeine Geschäftsbuchungsgruppe und die Debitorenbuchungsgruppe. Die Artikelkarte enthält die allgemeine Produktbuchungsgruppe und die Lagerbuchungsgruppe. Wenn ein Verkaufsbeleg erstellt wird, werden die Informationen auf der Debitorenkarte in den Verkaufskopf übernommen, und die Informationen auf der Artikelkarte werden in die Verkaufszeilen eingefügt.

  • Die Einnahmenbuchung (GuV) wird durch die Kombination der allgemeinen Geschäftsbuchungsgruppe und der allgemeinen Produktionsbuchungsgruppe im Fenster Buchungsmatrix Einrichtung bestimmt.
  • Die Debitorenbuchung (Bilanz) wird durch die Debitorenbuchungsgruppe bestimmt.
  • Die Lagerbuchung (Bilanz) wird durch die Lagerbuchungsgruppe bestimmt.
  • Die Buchung der Kosten für verkaufte Waren (GuV) wird durch die Kombination der allgemeinen Geschäftsbuchungsgruppe und der allgemeinen Produktbuchungsgruppe bestimmt.

Der Zeitaufwand für die Buchung auf diese Konten richtet sich nach Ihrem Setup. Der Zeitaufwand für die Buchung auf diese Konten richtet sich nach der Einrichtung. Beispielsweise wirkt sich Folgendes auf die zum Buchen benötigte Zeit aus: Ausführung periodischer Aktivitäten ("Lagerregulierung buchen" und "Lagerreg. fakt. Einst.-Preise") und Aktivierungsstatus des Kontrollkästchens Automatische Lagerbuchung im Fenster Lager Einrichtung.

Siehe auch