Come specificare come e quando ricevere le notifiche

Quando si impostano gli utenti nei workflow di approvazione, è necessario specificare nelle finestre Setup di notifica e Programmazione notifica come e quando ciascun utente riceverà le notifiche relative alle fasi del workflow di approvazione. I singoli utenti possono inoltre modificare la propria impostazione delle notifiche scegliendo il pulsante Modifica impostazioni di notifica per qualsiasi notifica.

Prima di impostare le preferenze di notifica di un utente di approvazione, è necessario impostarlo come utente di approvazione. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Impostare utenti per l'approvazione.

Il layout e il contenuto delle notifiche possono essere definiti impostando dei modelli di notifica. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Gestire i modelli di notifica.

Molte fasi del workflow di approvazione riguardano la comunicazione, agli utenti, di un evento che si è verificato e la relativa necessità di intervento. Ad esempio, in una fase del workflow, l'evento potrebbe essere che l'Utente 1 richiede l'approvazione di un nuovo record. La risposta correlata prevede l'invio di una notifica all'Utente 2, cioè il responsabile dell'approvazione. Nella fase successiva del workflow, l'evento potrebbe essere che l'Utente 2 approva il record. La risposta correlata prevede l'invio di una notifica all'Utente 3 per iniziare un processo con il record approvato. Per le fasi del workflow che riguardano l'approvazione, ogni notifica è collegata a un movimento di approvazione. Per ulteriori informazioni, vedere Workflow.

Specificare come e quando gli utenti ricevono le notifiche

1. Scegliere l'icona , immettere Setup utente approvazione, quindi scegliere il collegamento correlato.
2. Selezionare la riga per l'utente per il quale si desidera impostare le preferenze di notifica, quindi scegliere l'azione Setup notifiche.

3. Compilare i campi nella finestra Setup di notifica come descritto nella tabella riportata di seguito.

   Campo	Description
   Tipo di notifica	Specificare il tipo di evento a cui fa riferimento la notifica. Selezionare una delle seguenti opzioni: - Nuovo record specifica che la notifica è relativa a un nuovo record, ad esempio un documento, che l'utente deve utilizzare. - Approvazione specifica che la notifica è relativa a una o più richieste di approvazione. - Scaduto specifica che la notifica ha lo scopo di ricordare agli utenti che sono in ritardo nell'azione relativa a un evento.
   Codice modello di notifica	Specificare il codice del modello di notifica utilizzato per creare le notifiche per l'utente.
   Notifiche non aggregate	Specificare se l'utente riceve una notifica per ogni evento o più notifiche aggregate. Se la casella di controllo Notifiche non aggregate non è selezionata, l'utente riceve notifiche che raggruppano le informazioni sugli eventi che si verificano all'interno dello stesso modello di ricorrenza nella programmazione delle notifiche.

   A questo punto è stato specificato il modo in cui l'utente riceve le notifiche. Continuare specificando quando l'utente le deve ricevere.

4. Scegliere l'azione Programmazione notifica.

5. Compilare i campi nella finestra Programmazione notifica come descritto nella tabella riportata di seguito.

   Campo	Description
   Ricorrenza	Specificare il modello di ricorrenza con cui l'utente riceve le notifiche.
   Ora	Specificare il momento della giornata in cui l'utente riceve le notifiche quando il valore del campo Ricorrenza è diverso da Immediatamente.
   Frequenza giornaliera	Specificare in quale tipo di giorni l'utente riceve le notifiche quando il valore nel campo Ricorrenza è Ogni giorno. Selezionare Giorno feriale per ricevere le notifiche ogni giorno lavorativo della settimana. Selezionare Giornaliero per ricevere le notifiche ogni giorno della settimana, incluso il fine settimana.
   Lunedì-Domenica	Specificare in quali giorni l'utente riceve le notifiche quando il valore nel campo Ricorrenza è Ogni settimana.
   Data del mese	Specificare se l'utente riceve le notifiche il primo giorno o l'ultimo giorno del mese o in una data specifica del mese.
   Data notifica mensile	Specificare la data del mese in cui l'utente riceve le notifiche quando il valore nel campo Data del mese è Personalizzato.

Modificare come e quando si ricevono le notifiche

1. In una delle notifiche ricevute, come e-mail o nota, fare clic sul pulsante Modifica impostazioni di notifica.
2. Nella finestra Setup di notifica modificare le preferenze relative alla notifica come descritto nella procedura precedente.

Vedi anche

Procedura: Impostare gli utenti per l'approvazione
Procedura: Gestire i modelli di notifica
Impostazione delle notifiche del workflow
Impostazione dei workflow
Utilizzo dei workflow

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