Si crea una fattura di vendita o un ordine di vendita per registrare il contratto con un cliente per vendere alcuni prodotti con determinate condizioni di consegna e pagamento.
Nota: utilizzare gli ordini di vendita se il processo di vendita richiede che si possano spedire parti di una quantità di un ordine, ad esempio, perché la quantità completa non è disponibile in una sola volta. Se si vendono articoli con consegna diretta dal fornitore al cliente, come una spedizione diretta, è necessario utilizzare anche gli ordini di vendita. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Effettuare spedizioni dirette. In tutti gli altri aspetti, gli ordini di vendita funzionano come le fatture di vendita. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Fatturare le vendite.
È possibile negoziare con il cliente prima di tutto creando un'offerta di vendita, che è possibile convertire in un ordine di vendita quando ci si accorda sulla vendita. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Fare offerte.
Dopo che il cliente ha confermato il contratto, ad esempio dopo un processo di offerta, è possibile inviare una conferma dell'ordine per registrare l'obbligo di consegnare i prodotti come concordato.
Quando si consegnano i prodotti, nella quantità totale o parziale, si registra l'ordine di vendita come spedito o come spedito e fatturato per creare i relativi movimenti contabili articolo e cliente nel sistema. Quando si registra l'ordine di vendita, è possibile inviare via email il documento come allegato PDF. È possibile impostare il messaggio con un testo precompilato che riepiloga le informazioni dell'ordine e per il pagamento, ad esempio con un collegamento a PayPal. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Inviare documenti via e-mail.
Negli ambienti aziendali in cui il cliente deve pagare prima che vengano consegnati i prodotti, ad esempio nelle vendita al dettaglio, è necessario attendere la ricezione del pagamento prima di consegnare i prodotti. Nella maggior parte dei casi, i pagamenti in entrata vengono elaborati alcune settimane dopo la consegna collegando i pagamenti alle relative fatture di vendita non pagate registrate. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Riconciliare i pagamenti utilizzando il collegamento automatico.
È possibile rettificare o annullare facilmente una fattura di vendita registrata, risultante da un ordine di vendita, prima di pagarla. Ciò risulta utile se si desidera correggere un errore di digitazione o se il cliente richiede una modifica in anticipo nell'elaborazione dell'ordine. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Correggere o annullare le fatture di vendita non pagate. Se la fattura di vendita registrata è stata pagata, allora sarà necessario creare una nota di credito di vendita per stornare la vendita. Per ulteriori informazioni vedere Procedura: Elaborare i resi o gli annullamenti vendite.
I prodotti possono essere sia articoli di magazzino che servizi. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Registrare nuovi prodotti. Il processo dell'ordine di vendita è lo stesso per entrambi i tipi di prodotto.
Nota: in Dynamics NAV un prodotto viene indicato con il termine “articolo”.
È possibile compilare i campi cliente nell'ordine di vendita in due modi a seconda che il cliente sia già registrato o meno.
Nel campo Cliente immettere il nome di un cliente esistente.
Altri campi nella finestra Ordine di vendita vengono compilati con le informazioni standard del cliente selezionato. Se il cliente non è registrato, è necessario attenersi alla seguente procedura:
Nel campo Cliente immettere il nome del nuovo cliente.
Nella finestra Selezionare un modello per un nuovo cliente scegliere un modello su cui basare la scheda del nuovo cliente, quindi scegliere OK.
Una nuova scheda cliente verrà visualizzata, precompilata con le informazioni sul modello cliente selezionato. Il campo Nome viene precompilato con il nome del nuovo cliente immesso nell'ordine di vendita.
Una volta completata la scheda cliente, scegliere OK per tornare alla finestra Ordine di vendita.
Diversi campi nell'ordine di vendita sono ora compilati con le informazioni specificate nella nuova scheda cliente.
Compilare i restanti campi della finestra Ordine di vendita in base alle proprie esigenze. Selezionare il campo per visualizzare una breve descrizione del campo o il collegamento a ulteriori informazioni.
A questo punto compilare le righe dell'ordine di vendita con gli articoli di magazzino o i servizi che si desidera vendere al cliente.
Se sono state impostate le righe di vendita periodiche per il cliente, ad esempio un ordine di rifornimento mensile, è possibile inserire queste righe nell'ordine scegliendo l'azione Ottieni righe di vendita ricorrenti.
Nel campo Quantità immettere il numero di articoli da vendere.
Nota: per gli articoli di tipo Assistenza, la quantità è un'unità temporale, ad esempio le ore, come indicato nel campo Cod. unità di misura nella riga.
Il campo Importo riga viene aggiornato al valore del campo Prezzo unitario moltiplicato per il valore del campo Quantità.
Il prezzo e gli importi riga vengono visualizzati con o senza le tasse di vendita a seconda della selezione nel campo Prezzi IVA inclusa della scheda cliente.
Nel campo % sconto riga immettere una percentuale se si intende concedere al cliente uno sconto sul prodotto. Il valore nel campo Importo riga viene aggiornato di conseguenza.
Se sono stati impostati prezzi articolo speciali nella Scheda dettaglio Prezzi di vendita e sconti riga di vendita per il cliente o la scheda articolo, la percentuale di sconto riga, il prezzo e l'importo nella riga dell'offerta vengono automaticamente aggiornati se vengono soddisfatti i criteri di prezzo concordati. Per ulteriori informazioni, vedere Registrazione di prezzi, sconti e contratti di pagamento per le vendite.
Ripetere i passaggi da 10 a 13 per ogni articolo che si desidera offrire al cliente.
I totali sotto le righe vengono automaticamente calcolati quando si creano o si modificano le righe.
Nel campo Importo sconto fattura immettere un importo che deve essere dedotto dal valore indicato nel campo Totale IVA incl..
Se sono stati impostati degli sconti su fattura per il cliente, il valore percentuale specificato viene automaticamente inserito nel campo % sconto fattura se vengono soddisfatti i criteri e l'importo correlato viene inserito nel campo Importo sconto fatt. IVA esclusa. Per ulteriori informazioni, vedere Registrazione di prezzi, sconti e contratti di pagamento per le vendite.
È possibile modificare il metodo di invio scegliendo il pulsante di ricerca per il campo Invia documento a. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Impostare profili di invio documenti.
I movimenti contabili cliente e articolo sono ora creati nel sistema e l'ordine di vendita è emesso come documento PDF. Una volta che l'ordine di vendita è completamente registrato, viene rimosso dalla lista degli ordini di vendita e viene sostituito con nuovi documenti nella lista delle fatture di vendita registrate e nella lista delle spedizioni registrate.
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