Innerhalb des Unternehmens unterhalten unterschiedliche Gruppen geschäftliche Beziehungen mit verschiedenen Unternehmen. So kann sich beispielsweise ein Verkäufer regelmäßig mit Interessenten treffen und am Ende der Woche die Ergebnisse dieser Besuche erfassen.
Es empfiehlt sich, alle externen Entitäten, mit denen Sie geschäftlich zu tun haben (wie Debitoren, Interessenten, Kreditoren, Anwälte oder Berater), als Kontakte zu erfassen. Durch die Erfassung dieser Daten an einem zentralen Ort wird sichergestellt, dass die Informationen von jeder Gruppe innerhalb des Unternehmens angezeigt und effizient genutzt werden können. Die Kommunikation mit Kontakten verbessert sich deutlich, wenn sämtliche Informationen zeitnah zur Verfügung stehen. So kann es für einen Marketingmitarbeiter beispielsweise von Interesse sein, welche anderen Produkte von einem bestimmten Debitor erworben wurden, bevor der Mitarbeiter versucht, den Debitor für ein anderes Produkt zu interessieren.
Die Erfassung der Informationen kann entweder auf der Grundlage eines Unternehmens oder auf der Grundlage einer Person in diesem Unternehmen erfolgen. Für Personen, die nicht für ein bestimmtes Unternehmen arbeiten oder freiberuflich tätig sind, können Sie zudem unabhängige Kontaktpersonen erstellen.
Die folgende Tabelle beinhaltet die Beschreibung einer Abfolge von Aufgaben und Links zu den Themen, in denen diese Aufgaben erläutert werden. Die Aufgaben sind in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie in der Regel ausgeführt werden.
| Aufgabe | Siehe |
|---|---|
| Richten Sie die Kontaktverwaltung vor dem Hinzufügen von Kontakten ein. | Vorbereitung auf das Einrichten von Kontakten |
| Erstellen einer Kontaktkarte für jedes neue Unternehmen, mit dem Sie in Kontakt treten – beispielsweise für einen Debitor oder Kreditor | Erstellen von Kontaktunternehmen |
| Erstellen einer Kontaktkarte für jede Kontaktperson, die für ein Unternehmen arbeitet, mit dem Sie in Kontakt stehen | Anlegen von Kontaktpersonen |
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