La versione generica di Microsoft Dynamics NAV supporta la ricezione delle fatture e delle note di credito elettroniche e la ricezione delle fatture elettroniche nel formato PEPPOL, che è supportato dai principali provider di servizi di Exchange per documenti. Per ricevere, ad esempio, la fattura da un fornitore come documento PEPPOL elettronico, occorre elaborare il documento nella finestra Documenti in entrata per convertirlo in una riga registrazioni COGE o di fattura di acquisto in Microsoft Dynamics NAV.

Oltre a ricevere i documenti elettronici direttamente dai partner commerciali, è possibile ricevere i documenti elettronici da un servizio OCR che ha convertito i file di immagine o PDF in documenti elettronici. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Utilizzare OCR per convertire PDF e file di immagine in documenti elettronici.

Prima di ricevere i documenti elettronici tramite il servizio di scambio documenti, è necessario impostare i vari dati master, ad esempio informazioni sulla società, fornitori, articoli e unità di misura. Questi dati vengono utilizzati per identificare i partner commerciali e gli articoli durante la conversione dei dati presenti negli elementi del file di documento in entrata nei campi di Microsoft Dynamics NAV. L'importazione e la conversione dei dati di fatture PEPPOL vengono eseguite dalla struttura di scambio dei dati, rappresentata dalla definizione di scambio di dati PEPPOL - Fattura. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Impostare l'invio e la ricezione di documenti elettronici. Inoltre, è necessario impostare e abilitare la connessione del servizio preconfigurata. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Impostare un servizio di Exchange per documenti.

Prima di ricevere i documenti elettronici tramite il servizio OCR, è necessario impostare e abilitare la connessione del servizio preconfigurata. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Impostare un servizio OCR.

Il traffico dei documenti elettronici in entrata e in uscita da Microsoft Dynamics NAV viene gestito dalla funzionalità coda processi. Prima di ricevere i documenti elettronici, la coda processi in questione deve essere avviata. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Impostare code processi.

È possibile avviare la conversione dei documenti elettronici manualmente, come descritto nella procedura, oppure consentire a un flusso di lavoro di convertire i documenti elettronici automaticamente quando vengono ricevuti. La versione generica di Microsoft Dynamics NAV include un modello di flusso di lavoro, Da documento elettronico in entrata tramite OCR per aprire il flusso di lavoro della fattura di acquisto, pronto per essere copiato in un flusso di lavoro ed essere abilitato. Per ulteriori informazioni, vedere Flusso di lavoro.

Nota
Quando si convertono i documenti elettronici ricevuti dal servizio OCR in documenti o righe di registrazione in Microsoft Dynamics NAV, più righe del documento di origine vengono sommate in una riga. La singola riga sarà di tipo conto C/G e i campi Descrizione e Nr. (conto C/G) non sono specificati. Il valore nel campo Importo sarà pari all'importo totale IVA esclusa di tutte le righe del documento di origine.

Per assicurarsi che i campi Nr. e Descrizione vengano compilati, è possibile scegliere il pulsante Mappa testo a conto nella finestra Documenti in entrata per definire che un determinato testo della fattura venga sempre mappato a un determinato conto dare o avere nella contabilità generale. Il campo Descrizione nelle righe del documento o di registrazione create da un documento elettronico per il fornitore o il cliente verrà compilato con il testo in questione e il campo Nr. (conto C/G) con il conto in questione.

Anziché il mapping a conto C/G, è possibile eseguire il mapping anche a un conto corrente bancario. Ciò risulta utile, ad esempio, per i documenti elettronici relativi alle spese che sono già state pagate in cui si desidera creare una riga registrazione COGE pronta per essere registrata in un conto corrente bancario. Per ulteriori informazioni e per gli esempi, vedere Mappatura testo a conto.

Nella procedura riportata di seguito viene descritto come ricevere una fattura del fornitore e convertirla in una fattura di acquisto in Microsoft Dynamics NAV. La procedura è la stessa quando si converte una fattura del fornitore in una riga registrazioni COGE.

Per ricevere e convertire una fattura elettronica in fattura di acquisto

  1. Nella casella Cerca immettere Documenti in arrivo, quindi selezionare il collegamento correlato.

  2. Selezionare la riga per il record del documento in arrivo che rappresenta una nuova fattura elettronica in entrata, quindi, nella scheda Pagina iniziale, nel gruppo Gestione, scegliere Modifica.

    Nella finestra Documento in entrata viene allegato il file XML correlato e la maggior parte dei campi vengono precompilati con le informazioni della fattura elettronica. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Creare i record di documenti in entrata.

  3. Nel campo Tipo scambio dati scegliere PEPPOL - Fattura o OCR - Fattura a seconda dell'origine del documento elettronico.

  4. Per mappare il testo della fattura del fornitore in un conto dare specifici, nella scheda Azioni, nel gruppo Generale, selezionare Mappa testo a conto e quindi compilare la finestra Mappatura testo a conto. Per ulteriori informazioni, vedere Mappatura testo a conto.

  5. Nella scheda Azioni, nel gruppo Generale, scegliere Crea documento.

    Verrà creata una fattura di acquisto in Microsoft Dynamics NAV basata sulle informazioni contenute nel documento elettronico.

    Tutti gli errori di convalida, in genere correlati a dati mancanti o errati in Microsoft Dynamics NAV, verranno visualizzati nella scheda dettaglio Messaggi di errore. Per ulteriori informazioni, vedere Procedura: Gestire gli errori durante la ricezione di documenti elettronici.

Suggerimento

Vedi anche